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部下とのコミュニケーション下手を克服する3つの方法

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円滑な業務推進、ビジネスの成功には欠かせないコミュニケーション能力。しかし、職場の年の離れた部下とは世代の違いから価値観や仕事に対する考え方も異なり、コミュニケーションが苦手という人も多いのではないでしょうか?
今回は「部下とのコミュニケーション下手」を克服できる方法を紹介していきます。

 

部下とのコミュニケーションを円滑するための上司の心得

上司が部下を承認・尊重しないと信頼されない

そもそも部下と良い人間関係を作れず、職場の居心地が悪いのでストレスになっている‥。その要因はなんだと思いますか?
もしあなたが「部下から積極的に声をかけてくるべき」、「自分の指示・お願いを何度いってもまったく聞いてくれない」というように悩みの要因が部下にあると思っていたら要注意です。

部下とのコミュニケーションが上手くいかない本当の理由は、あなたが「部下と向き合って傾聴・承認・尊重していないから」かもしれません。心理学的に解釈すると、「部下の自己重要感を満たしてあげていないから」、部下とのコミュニケーションが上手くいかなくなっていると考えられます。

※「自己重要感」とは、「自分で自分のことを重要な存在(価値がある存在)であると思いたい感覚・欲求」です。人は自己重要感を与えてくれる相手のことを好きになって信頼する傾向を強く持っています。

 

部下とのコミュニケーション下手を克服する3つの方法

この自己重要感を満たすためには「部下の話を受容的に傾聴すること」や「部下の意見を共感的に理解すること」、「部下の仕事ぶりを認めること」がポイントになります。具体的な方法を3つ、カウンセリングでも使われる「ラポールスキル」から紹介します。

 

1. ミラーリングとペーシング

人はコミュニケーションをする時、「言葉」以上に「非言語的メッセージ」を重視しているとされています。「メラビアンの法則」によると、コミュニケーションで重視する情報の比率は、「視覚情報(55%)・聴覚情報(38%)・言語情報(7%)」になっています。

視覚情報とは目で見る「表情・態度・ジェスチャー・動作」で、この情報を生かしたスキルが「ミラーリング」です。「ミラーリング」は簡単に言えば、自分が「鏡」になって「部下の表情・態度・動作」を少し遅れて真似するスキルです。

部下が笑顔なら自分も笑顔で話す、悩んでそうなら少し深刻な表情で話すことを意識するだけでも、「部下に対する共感・好意的な姿勢」がそれとなく伝わります。ミラーリングで、話しやすい上司の雰囲気を作りましょう。

「ペーシング」は、耳で聞く「話し方・声の大きさ・話す速度やリズム・声のトーン」などの聴覚情報を活用するスキルです。「ペーシング」は「部下が話すペース(部下の話し方)」に合わせることで、「部下に対する共感・受容・印象の良さ」を伝えられます。

「ミラーリング+ペーシング」を違和感なく行えば、「話しやすい上司・共感してくれる上司」のイメージになり、部下は自分が尊重されている「自己重要感」を感じることができます。不自然なほど真似しすぎると逆効果なので、その点は注意してください。

 

2. バックトラッキング

「バックトラッキング」は、カウンセリングで「オウム返し技法」と呼ばれるスキルです。バックトラッキングとは「相手の発言内容(相手が話したキーワード)を繰り返すこと」で相手に「承認感・自己重要感」を与えて、自然にコミュニケーションを広げられるスキルなのです。

部下とコミュニケーションをする時に、「でも・そうはいっても・そうじゃない・いやいや違う」といった否定的な言葉を言ってしまうと、「この上司は話を聞いてくれない・話をしても無駄な人」と思われてしまいます。

そうならないために、「バックトラッキング」を使いこなして、「部下の話を共感的に聞いてくれる上司(何でも話しやすい上司)のイメージ」を強めていきましょう。

バックトラッキングの会話例

部下「昨日は帰りが遅くて、あまり寝られなかったんですよ。」

上司「寝られなかったのか。

部下「そうなんです。終わらせたい仕事があって自宅でも少し作業したので。」

上司「自宅でも作業してくれていたんだね。君のまとめた資料はいつも見やすくて助かっているよ。」

 

3. 部下を承認・賞賛する一言をプラス

部下とのコミュニケーション下手を克服する一番の方法は、「部下の存在・価値を承認してあげること」と「部下の日々の仕事ぶりを褒めてあげること」です。
効果的なのは、日常のあいさつに「部下を承認・賞賛する一言」を付け加えるやり方です。

例えば、部下が自分よりも早く出勤して仕事の準備をしてくれていた日には、「おはよう。今日の仕事の準備を整えてくれてありがとう」と相手の努力を褒めてあげましょう。

また、部下の仕事ぶりで褒められる点を探す意識を持って、「お疲れさま。今日のプレゼンは、資料と文章に説得力があってとても良かったよ」というような言葉を積極的にかけることでラポール(信頼)が作られます。

「こんなことでおおげさかな」と思わずに、ちょっとした承認の一言をプラスするだけで、部下の自己重要感を高められます。その結果、「この上司は自分のことを理解して認めてくれている」と部下に好印象を持ってもらえるので、部下とのコミュニケーション下手も克服されやすくなるのです。

 

部下に自己重要感を与えるコミュニケーションでニガテを克服しよう

部下とのコミュニケーションがスムーズにいかず、部下への接し方に悩んでいるビジネスマンは多くいます。部下と円滑なコミュニケーションを取って、職場の人間関係を改善していくポイントは「部下に自己重要感を与えるコミュニケーション」です。

部下は、「しっかりと話を聞いてくれる・共感的に返事をしてくれる・自分の仕事を承認してくれる上司」に心を開きます。「ミラーリング・ペーシング・バックトラッキング・承認の一言」のラポールスキルを使って、部下とのコミュニケーション下手を克服してみませんか。

 

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